British American Tobacco Centroamérica - Aviso de Privacidad para Candidatos, Empleados y Practicantes de British American Tobacco Latin American North and Caribbean (BAT LANCar)

I.- EMPRESAS QUE CONFORMAN BAT LANCar

• Agrobigott C.A.
• BATCCA Park Inversiones Inmobiliarias, S.A.
• BATCCA Servicios, S.A.
• British American Tobacco Central America, S.A.
• British American Tobacco Central America, S.A. Sucursal Costa Rica
• British American Tobacco Central America, S.A. Sucursal Guatemala
• British American Tobacco Central America, S.A. Sucursal Honduras
• British American Tobacco Central America, S.A. Sucursal Nicaragua
• British American Tobacco Central America, S.A. Sucursal Panamá
• British American Tobacco Central America, S.A. Sucursal República Dominicana
• British American Tobacco Colombia, S.A.S
• British American Tobacco México Comercial, S.A de C.V
• British American Tobacco México, S.A. de C.V.
• British American Tobacco Servicios, S.A. de C.V.
• C.A. Cigarrera Bigott Sucs
• Carreras Limited
• Demerara Tobacco Company Limited
• Distribuidora Bigott C.A.
• Fundación Bigott
• Procesadora de Tabacos de México, S.A. de C.V.
• Proyectos de Inversión BAT 1902 C.A.
• Tabacalera Hondureña, S.A.
• Tabacalera Istmeña, S.A.
• Tabacalera Istmeña, S.A. Sucursal Honduras
• West Indian Tobacco Company Limited

II.- RESPONSABLES DE LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES

Se señala como responsable del presente Aviso de Privacidad a British American Tobacco Central America S.A. Sucursal Costa Rica (en adelante e indistintamente "BAT") con domicilio ubicado en Llorente de Flores, 325 m este del puente de la Firestone, Heredia, Costa Rica y correo electrónico para fines de contacto: Compliance_LANCAR@bat.com . BAT será responsable de sus Datos Personales y de garantizar la privacidad, confidencialidad y seguridad de estos.

En BAT, nos comprometemos a cumplir con lo dispuesto por la legislación aplicable de cada país que forma parte de BAT LANCar, así como sus lineamientos y criterios aplicables, y a observar en todo momento los principios de licitud, consentimiento, información, calidad, finalidad, lealtad, proporcionalidad y responsabilidad contenidos en dichas normatividades.

III.- DATOS PERSONALES QUE RECABAMOS

Con el propósito de documentar la relación con nuestros candidatos, empleados y practicantes, ya sea en forma previa a su contratación, al momento de la misma o mientras dure la relación obrero-patronal, BAT obtiene Datos Personales proporcionados voluntaria y libremente por éstos que podrá ser incluida en contratos, cartas, formatos, listados, libros, bases de datos u otros medios físicos y/o electrónicos, según corresponda, para llevar un registro adecuado de nuestras relaciones, y cumplir con políticas, procedimientos y demás obligaciones legales aplicables, propias del rol y responsabilidades que BAT le asigne.

Entre tales Datos Personales, incluyendo los datos sensibles, en forma no limitativa, se incluyen los siguientes:

• Nombre Completo (Apellido Paterno, Apellido Materno y Nombre(s)
• Domicilio Particular (Calle, Número exterior e interior, en caso de aplicar, Colonia, Código Postal, Delegación
• Municipio, Ciudad o Población y Entidad Federativa
• Nacionalidad
• Origen étnico
• Fecha y lugar de nacimiento
• Estado civil
• Antecedentes laborales
• Teléfono o teléfonos relativos a su ubicación, en caso de existir
• Cuenta de correo electrónico
• Clave Única de Registro de Población (CURP)
• Registro Federal de Contribuyentes (RFC)
• Información de preparación académica y técnica
• Información de afiliación sindical
• Información médica y de salud
• Información de capacitación
• Información sobre ingresos
• Género
• Información sobre cuenta bancaria y salario
• Número de Seguridad Social
• Credencial de Elector (INE)
• Fotografías
• Datos de familiares directos

IV. MEDIDAS DE SEGURIDAD IMPLEMENTADAS POR BAT

BAT tomará las medidas de seguridad que sean necesarias para el tratamiento de Datos Personales. Estas medidas deberían realizarse con estricto apego a las legislaciones correspondientes de cada país de BAT y a lo que las políticas, locales y/o globales de BAT establecen para tal efecto.

V. FINALIDADES Y TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Los datos personales que recaba BAT pueden ser utilizados para las siguientes finalidades necesarias:

1. para que BAT realice procedimientos de selección de personal para su contratación,
2. para que BAT evalué su experiencia, conocimientos, estado de salud, estado físico, aptitudes y habilidades necesarias para el puesto para el cual se postula y en caso de ser contratado como empleado,
3. para el cumplimiento de cualquier obligación legal, regulatoria, administrativa y organizacional relacionada a la información proporcionada;
4. fines de ascenso laboral;
5. para dar acceso a información sobre la relación laboral con BAT;
6. cumplimiento con las políticas de BAT;
7. para la elaboración de todo tipo de reportes, contratos, convenios y demás documentos aplicables en la relación con nuestros empleados;
8. conformar y determinar las divisiones laborales con las que contamos;
9. determinar cargos laborales;
10. administración de talento, administración de personal y administración de capacitación;
11. administración de tiempo y asistencia, incluyendo la evaluación y, en caso de ser aplicable, otorgamiento de permisos para ausentarse;
12. para el pago y administración de nómina;
13. pago y administración de beneficios, retención y entero de cuotas obrero-patronales, retención y pago de impuestos, prestaciones, bonos, reembolsos, pensiones, liquidaciones, seguros y otros;
14. contratación de seguros;
15. elaboración y mantenimiento del directorio de BAT;
16. listados para correo electrónico y envío de comunicaciones internas;
17. realización de exámenes médicos para la detección del uso de alcohol y drogas, interfaz biométrica, así como para garantizar el cumplimiento de las obligaciones en materia de seguridad, salud e higiene;
18. para la realización de procesos de investigación internos o externos;
19. para llevar a cabo procesos disciplinarios y garantizar el cumplimiento de las políticas, procesos, códigos, lineamientos y/o reglamentos internos de BAT;
20. para ser exhibida en caso de juicio nacional o en el extranjero o en cualquier procedimiento administrativo o de cualquier otra naturaleza seguido ante una autoridad competente, ya sea nacional o extranjera, y en general para cumplir con obligaciones legales y para la defensa de los intereses y derechos de BAT, sus afiliadas, subsidiarias y cualquier persona física o moral con la que BAT tenga, haya tenido o pueda tener una relación comercial o de cualquier otra naturaleza;
21. proteger la propiedad y derechos de BAT y de empresas relacionadas, así como la confidencialidad de la información de éstas;
22. llevar a cabo estudios, análisis o revisiones (monitoreo), a fin de garantizar la seguridad dentro del lugar de trabajo, asegurar el bienestar físico de las personas que se encuentran en las instalaciones de BAT y la confidencialidad de la información propiedad de BAT, y para la prevención o detección de la comisión de delitos. Para esto, BAT podrá llevar a cabo la revisión aleatoria de la información contenida en las computadoras y otros dispositivos proporcionados como herramientas de trabajo o propiedad de BAT, incluyendo el uso que se haga de Internet;
23. llevar a cabo evaluaciones encaminadas a concretar alguna fusión o adquisición, así como para la administración de las finanzas y riesgos de BAT;
24. contactar a las personas designadas para casos de emergencia;
25. llevar a cabo encuestas de ambiente laboral u opinión de empleados;
26. llevar a cabo reubicaciones;
27. para movilidad internacional;
28. llevar a cabo revisiones de gestión de rendimiento o examinar periódicamente el desarrollo;
29. realizar conferencias internas;
30. reservar viajes de trabajo y asignar herramientas de trabajo;
31. en su caso, para llevar a cabo la terminación de la relación de trabajo con BAT, y en general, para el cumplimiento de obligaciones legales;
32. reportes de empleabilidad.

Los datos personales pueden ser utilizados para cualquier propósito relacionado con el proceso de reclutamiento y selección y en caso de ser contratado, en el inicio, administración y terminación de su relación de trabajo con BAT.

Asimismo, los datos personales podrán utilizarse para finalidades no necesarias o secundarias tales como:

1. Publicaciones internas y externas incluyendo sin limitarse a (i) App de los Estándares de Conducta Corporativa del Grupo, (ii) los sitios de Internet de la Compañía, incluyendo, sin limitación, www.bat.com y (iii) presentaciones internas, periódicos, revistas, materiales de exhibición y materiales de capacitación, algunos de los cuales pueden ser compartidos con terceros, individuos u organizaciones, que trabajan para la Compañía bajo contrato.
2. Elaborar y mantener una base de datos para futuras oportunidades de empleo con BAT; y
3. Proporcionar referencias laborales suyas a prospectos empleadores. Le informamos que BAT no utiliza sus datos personales para finalidades de publicidad, mercadotecnia y prospección comercial. En general, los Datos Personales proporcionados a BAT son usados para cumplir con las políticas, procedimientos y requisitos legales aplicables, para llevar un registro adecuado del personal y, en general, para administrar los servicios prestados por y para BAT.

VI.- TRANSFERENCIAS DE INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES

Los Datos Personales que son proporcionados a BAT por medios legales o legítimos son tratados de manera privada, confidencial y apropiada. Los Datos Personales podrán ser transferidos de conformidad con la legislación aplicable a terceros nacionales o extranjeros, incluyendo autoridades, empresas subsidiarias, filiales, relacionadas y/o que presten servicios a BAT, así como potenciales compradores o inversionistas del negocio o activos de BAT, para:

1. cumplir con las finalidades antes descritas;
2. en caso de que exista una venta o transferencia total o parcial de nuestro negocio o activos, podría ser necesaria la transferencia nacional o internacional de los datos personales, ya sea antes, durante o con posterioridad a que se realice la operación
3. cumplir con obligaciones legales existentes;
4. cumplir con una orden legal o judicial; y
5. mientras que sea necesario para la operación y funcionamiento de BAT conforme a sus políticas y procedimientos.

BAT se compromete a transferir solo aquella información que sea absoluta y estrictamente necesaria. Cuando BAT comparta sus datos personales con terceros hará su mejor esfuerzo para asegurarse que dichos terceros tomen las medidas necesarias para proteger la confidencialidad y seguridad de sus datos personales, entregando al receptor el presente aviso de privacidad. BAT requerirá que dichos terceros cumplan con las leyes de protección de datos aplicables, las Políticas y el Aviso de Privacidad de BAT y les prohibirá utilizar sus datos personales para un fin distinto a aquel para el cual han sido contratados mediante cláusulas contractuales u otros instrumentos jurídicos celebrados entre BAT y los receptores de los datos.

En congruencia con lo anterior, la divulgación debida de los Datos Personales forma parte de las obligaciones de privacidad y confidencialidad que asume todo empleado en BAT. En ese sentido, es indispensable que todo empleado que, por razón de su trabajo o por cualquier otro medio, tenga conocimiento de cualquier Dato Personal que no le sea propio, lo conserve para sí y no lo divulgue, salvo para fines estrictamente relacionados con sus funciones en BAT; incluso, si dicha información no debía ser de su conocimiento, entonces debe informarlo a LEX, para que éste tome las medidas pertinentes.

Tanto el titular de Datos Personales como cualquier otra persona que tenga acceso a la información relacionada con el Grupo contenida en este Aviso quedan obligados a no revelarla ni hacer mal uso de esta, o en caso contrario serán responsables de conformidad con las leyes.

VII.- MEDIOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DE ACCESO, RECTIFICACIÓN, CANCELACIÓN U OPOSICIÓN (DERECHOS ARCO)

El titular de la información personal podrá solicitar a BAT, en cualquier momento, el acceso, rectificación, cancelación o corrección (derechos “ARCO”) de sus Datos Personales. Para tal fin, el titular de los Datos
Personales deberá presentar una solicitud por escrito en el domicilio señalado por BAT para efectos del presente Aviso de Privacidad, y/o al Correo Electrónico Compliance_LANCAR@bat.com , que contendrá como mínimo la siguiente información:

1. El nombre del titular y domicilio, u otro medio idóneo para comunicarle la respuesta a su solicitud.
2. Los documentos que acrediten la identidad o, en su caso, la representación legal del titular.
3. La descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los que se busca ejercer alguno de los derechos antes mencionados.
4. Cualquier otro elemento o documento que facilite la localización de los Datos Personales, así como cualquier otro documento requerido por la regulación correspondiente actual de cada país que forma parte de BAT en el momento de presentar la solicitud.

En caso de requerirse, BAT se reserva el derecho de solicitar documentación adicional al titular que acredite su identidad y/o demás Datos Personales que considere necesaria, informándoselo dentro de un plazo de 10 días hábiles a partir de la fecha en la que la solicitud haya sido recibida por BAT.

A partir de que la información proporcionada por el titular de los Datos Personales se encuentre completa y sea suficiente para identificar plenamente los Datos Personales respecto de los cuales se haya presentado la solicitud de derechos ARCO, BAT deberá dar respuesta al titular dentro del plazo de 20 días a partir de que se recibió la solicitud por el medio señalado para tal efecto.

Usted puede revocar el consentimiento que en su caso nos haya otorgado para el manejo de dichos Datos Personales, salvo que por alguna obligación legal o disposición de ley requiramos seguir tratando sus Datos Personales. Para revocar su consentimiento, deberá seguir el mismo procedimiento previsto en los párrafos anteriores para ejercer los derechos ARCO, presentando su solicitud a través de un correo electrónico dirigido a Compliance_LANCAR@bat.com .

En los casos en los que la solicitud resulte procedente, ésta se deberá hacer efectiva dentro de los 15 días siguientes a la fecha en que se comunicó la resolución.

Los términos mencionados en este apartado son de conformidad con lo establecido en la ley mexicana (Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares), sin embargo, podrían variar según la legislación aplicable.

VIII.- OPCIONES Y MEDIOS PARA LIMITAR EL USO O DIVULGACIÓN DE SUS DATOS PERSONALES

A partir de la fecha en que se hayan entregado Datos Personales a BAT, usted podrá en cualquier momento solicitar la limitación del uso y divulgación por BAT, conforme a lo señalado en el presente Aviso de Privacidad.
Para efectos de lo anterior, solo será necesario enviar un correo electrónico dirigido a BAT, a la dirección Compliance_LANCAR@bat.com ,conforme al procedimiento previsto en el punto VII anterior.

IX.- MODIFICACIONES AL AVISO DE PRIVACIDAD

BAT se reserva el derecho de modificar este Aviso de Privacidad, en cuyo caso lo comunicará por medio de un aviso que se colocará en los medios habituales (físicos o electrónicos) de comunicación de BAT y en un lugar visible de sus instalaciones o por medio de avisos por escrito.

En caso de que Usted no estuviera de acuerdo con dichas modificaciones, deberá enviar un correo al Contacto de Privacidad de BAT, a la dirección de correo electrónico Compliance_LANCAR@bat.com ,solicitando la cancelación de sus Datos Personales, para lo cual se seguirá el mismo procedimiento previsto en el punto VIII del presente Aviso de Privacidad.

El no manifestar su oposición a las modificaciones del presente Aviso de Privacidad, se entenderá como consentimiento a las mismas.

Al compartir tus Datos Personales, manifiestas aceptar las disposiciones descritas anteriormente y otorgar tu consentimiento para el manejo de los mismos, incluyendo financieros y sensibles, según se describe en el presente Aviso.

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